Sudahkah Perusahaan Anda Menggunakan Recruitment Activity Plan?

Proses rekrutmen karyawan dalam suatu perusahaan merupakan proses yang panjang. Dalam pengaplikasiannya, tentu rekrutmen tidak dapat langsung dieksekusi hanya dengan bermodalkan Man Power Planning (MPP). Terdapat begitu banyak pertanyaan yang perlu dijawab dan begitu banyak hal yang perlu dipersiapkan, seperti Apakah perusahaan sudah memiliki channel sourcing yang baik? Berapa budget yang dibutuhkan dalam proses rekrutmen? Bagaimana timeline proses rekrutmen yang efektif dan efisien? dan masih banyak lagi yang perlu dijawab.

Pertanyaan-pertanyaan tersebut sebenarnya dapat terjawab dengan adanya penyusunan Recruitment Activity Plan (RAP). Sesuai dengan namanya, Recruitment Activity Plan adalah perencanaan yang disusun guna membantu keberlangsungan proses rekrutmen dalam suatu perusahaan. Lalu, apa saja sih yang terdapat dalam RAP?

1. Man Power Planning (MPP)

Man Power Planning memuat informasi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan pada posisi atau divisi tertentu. Hal ini dapat membantu perusahaan menentukan sourcing channel yang sesuai dengan kebutuhan.

2. Selection Process

Data ini perlu ada di RAP untuk melakukan estimasi waktu dan biaya ketika merekrut posisi-posisi yang telah dianalisis kebutuhannya pada MPP. Bisa jadi, tidak semua posisi atau divisi melewati proses rekrutmen yang sama.

3. Sourcing Channel

Pencatatan data sourcing channel yang mendetail untuk setiap posisi dapat membantu perusahaan dalam menganalisa channel yang paling efektif untuk posisi tertentu.

4. Lead Time

Data lead time diperlukan agar perusahaan dapat mengetahui estimasi waktu yang dibutuhkan dalam merekrut posisi tertentu. Selain itu, data ini juga dapat membantu perekrut untuk dapat memiliki justifikasi apabila user sulit untuk menentukan jadwal interview yang dapat mengakibatkan lead time semakin panjang.

5. Succesion Rate

Data ini adalah data yang paling powerful dalam RAP. Data ini menunjukan tingkat keberhasilan pelamar dalam melewati masing-masing tahapan seleksi. Dengan data ini, perusahaan dapat melihat tahap yang “bottle neck” atau tahap yang paling banyak menggugurkan kandidat. Perusahaan juga dapat melakukan estimasi kebutuhan posisi tertentu berdasarkan data succession rate yang pernah dimiliki.

Setelah memahami komponen-komponen dalam RAP, bagaimana cara suatu perusahaan menyusun RAP?

1. Tinjau kembali deskripsi perkejaan yang akan Anda buka

Tugas-tugas yang dilakukan dalam suatu posisi tentu dapat berubah-ubah seiring dengan perkembangan waktu. Diskusikanlah dengan pimpinan tim dan tanyakan bagaimana peran mereka dan peran anggota tim terkait perubahan yang terjadi dalam tim tersebut. Hal ini akan menjadi salah satu pertimbangan untuk menyusun MPP dan menentukan sourcing channel perusahaan Anda juga. Jika perusahaan Anda belum mencantumkan deskripsi pekerjaan formal, lakukanlah analisisis pekerjaan.

2. Lakukan skill gap analysis

Skill gap analysis adalah cara sistematis untuk menganalisis tingkat keterampilan staff Anda saat ini dan mengidentifikasi keterampilan yang perusahaan Anda butuhkan di masa depan. Adapun langkah-langkah melakukan skill gap analysis adalah sebagai berikut :

Identifikasi keterampilan yang Anda perlukan di masa depan
Nilai keterampilan yang sudah dimiliki perusahaan Anda saat ini
Bandingkan keterampilan yang dibutuhkan di masa depan dengan keterampilan yang sudah dimiliki saat ini
Susunlah rencana untuk mengisi kesenjangan yang ada

Prioritaskan setiap kesenjangan keterampilan yang ditemukan. Kesenjangan tersebut dapat diisi dengan membuat rencana pelatihan untuk karyawan atau mempekerjakan orang baru untuk mengisinya.

3. Visualisasikan aktivitas rekrutmen perusahaan Anda

Skill gap analysis memberikan Anda gambaran umum mengenai berapa banyak karyawan baru yang Anda perlukan untuk menutupi kesenjangan, tetapi terdapat cara lain untuk memprediksi kebutuhan tersebut, misalnya perusaaan dapat menetapkan target penjualan harian untuk mencapai sasaran pendapatan perusahaan. Hal tersebut dapat dilakukan menggunakan metrik produktivitas.

4. Atur ulang proses rekrutmen perusahaan Anda

Tinjau ulang teknis dan kebiasaan proses rekrutmen perusahaan Anda sebelumnya. Anda dapat mempertanyakan beberapa pertanyaan berikut ini :

Apakah tim rekrutmen dapat berkomunikasi dengan baik?
Apakah proses rekrutmen sebelumnya telah memenuhi kebutuhan manager?
Apakah turnover rate dalam proses rekrutmen sebelumnya tinggi?
Apakah dibutuhkan peraturan rekrutmen baru?

Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat membantu perusahaan Anda mengevaluasi proses rekrutmen perusahaan Anda.

5. Susunlah anggaran rekrutmen

Setelah menyusun MPP dan mengevaluasi proses rekrutmen perusahaan Anda sebelumnya, hitunglah cost-per-hire dan recruiting yield ratio.

Sumber : resources.workable.com, LinkedIn Article by Della Achmad Fawaz, CT